Datenschutzhinweise
Wie wir personenbezogene Daten verarbeiten
Informationen nach Art. 12 bis 14 DSGVO für Website, Kundenkonto und digitale Wohnungsübergaben.
1. Verantwortlicher und Kontakt
PLUGO Europe GmbH
Industriestraße 10
59192 Bergkamen
Deutschland
Telefon: +49 231 999 51 750
E-Mail: service@plugo.de
Über diese Kontaktdaten können Sie auch Datenschutzanfragen stellen.
2. Rollen bei der Datenverarbeitung
Für den Betrieb dieser Website, Kundenkonten, Vertragsabwicklung, Abrechnung, Produktsicherheit und eigene Kommunikation ist PLUGO Europe GmbH Verantwortlicher.
Nutzt eine Hausverwaltung, ein Vermieterunternehmen oder ein anderer Geschäftskunde den Dienst für eigene Wohnungsübergaben, ist regelmäßig dieser Kunde für Objekt-, Parteien-, Foto- und Protokolldaten verantwortlich. PLUGO verarbeitet diese Daten dann nach dokumentierter Weisung als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Geschäftskunden schließen hierfür vor der Verarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns.
3. Aufruf der Website und Hosting
Beim Aufruf der Website verarbeiten unsere Systeme insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser-, Betriebssystem-, Geräte-, HTTP-, Fehler- und Sicherheitsinformationen. Diese Daten sind erforderlich, um die Website auszuliefern, Störungen zu erkennen und Angriffe abzuwehren.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen im sicheren, stabilen und missbrauchsarmen Betrieb des Angebots.
Für Webserver, TLS-Auslieferung und technische Protokolle nutzen wir Infrastruktur der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Die Anwendung wird auf Infrastruktur der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, am Standort Nürnberg betrieben. Der Primärbetrieb erfolgt damit in Deutschland.
Technische Protokolle werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse nicht mehr erforderlich sind. Sicherheitsrelevante Daten können im Einzelfall bis zur Klärung eines Vorfalls und zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen länger aufbewahrt werden.
4. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt der Anfrage und die zur Bearbeitung erforderlichen Begleitinformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertrags- oder Angebotsanfragen und ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung und Dokumentation von Anfragen.
Wir löschen Anfragen, wenn sie erledigt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Verjährungsgründe entgegenstehen.
5. Kundenkonto und Anmeldung
Soweit ein Kundenkonto angeboten und von Ihnen genutzt wird, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Rolle, Anmeldeanbieter, Sicherheitsstatus sowie Anmelde- und Sitzungsereignisse. Dies dient der Kontoerstellung, Anmeldung, Zugriffskontrolle, Missbrauchsabwehr und Bereitstellung des gebuchten Dienstes. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Bei der passwortlosen E-Mail-Anmeldung verarbeiten wir die normalisierte und verschlüsselte E-Mail-Adresse, HMAC-geschützte Such- und Codeprüfwerte, Challenge- und Versandstatus sowie Fehlversuche. Der Einmalcode wird nicht im Klartext gespeichert, ist zehn Minuten gültig und nur einmal verwendbar. Beendete Challenge-Datensätze werden spätestens nach 24 Stunden gelöscht. Öffnungs- und Klicktracking bleiben ausgeschaltet.
Google- oder Apple-Anmeldung wird nur verarbeitet, wenn der jeweilige Anmeldeweg auf der Website verfügbar ist und Sie ihn selbst auswählen. Vor der Aktivierung eines solchen Anbieters ergänzen wir diese Hinweise um Anbieter, Datenkategorien, Empfänger, Rechtsgrundlage und mögliche Drittlandübermittlungen.
6. Wohnungsübergaben
Bei Nutzung der Protokollfunktion können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Objekt, Einheit, Übergabeart, Termin, Räume, Ausstattung, Zustände, Schäden, Zählerstände, Schlüssel und Vereinbarungen;
- Namen, Rollen, Kontaktangaben, Vertretung, Anwesenheit, Erklärungen und Beanstandungen der Beteiligten;
- Fotos, Dateimetadaten und technische Prüfergebnisse;
- Klarname, Rolle, Dokumentversion, Zeit, Bestätigungsereignis und Integritätshash einer einfachen elektronischen Bestätigung;
- Zustell-, Abruf-, Änderungs- und Sicherheitsereignisse, soweit sie für Bereitstellung und Nachweis erforderlich sind.
Die Verarbeitung dient der Vorbereitung, Durchführung, Prüfung, Finalisierung, Bereitstellung und Aufbewahrung des angeforderten Übergabeprotokolls. Bei privaten Kunden beruht sie regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Geschäftskunden verarbeitet PLUGO die Inhaltsdaten nach Art. 28 DSGVO auf dokumentierte Weisung des Kunden.
Die einfache elektronische Bestätigung ist keine qualifizierte elektronische Signatur und keine biometrische Identifikation. Die rechtliche Würdigung eines Protokolls oder einer Feststellung bleibt vom Einzelfall abhängig.
7. Einladungen und Daten aus anderen Quellen
Ein Geschäftskunde kann Daten von Mietern, Eigentümern, Vertretern, Zeugen oder beauftragten Personen vorbereiten und einen protokollbezogenen Zugang bereitstellen. Die Daten stammen dann vom Kunden oder einer beteiligten Person. Der verantwortliche Kunde muss die betroffenen Personen nach Art. 13 oder 14 DSGVO informieren und sicherstellen, dass die Erfassung rechtmäßig ist.
Ein protokollbezogener Zugang ist auf die jeweilige Übergabe begrenzt. Zugangsdaten dürfen nicht gemeinsam mit dem zugehörigen Passwort über denselben unsicheren Kanal weitergegeben werden.
8. Optionale Video-, Ton- und KI-Funktionen
Video-, Ton- oder KI-Auswertungen werden nur verarbeitet, wenn eine solche Funktion ausdrücklich angeboten und aktiviert wird. Vor einer Aufnahme müssen alle erkennbaren oder hörbaren Personen informiert werden; die für die Aufnahme verantwortliche Person muss eine tragfähige Rechtsgrundlage sicherstellen. Heimliche Tonaufnahmen sind unzulässig. Der manuelle Protokollablauf bleibt davon unabhängig.
Eine KI darf ausschließlich Vorschläge zu Räumen, Aussagen und Einzelbildern erzeugen. Sie entscheidet nicht über Ursache, Schuld, Haftung, Schadenshöhe, Identität, Emotionen oder Rechtsansprüche. Ein verantwortlicher Mensch muss jede Feststellung und jedes Bild prüfen, ändern oder verwerfen, bevor ein Protokoll abgeschlossen wird.
Bevor ein externer KI-Dienst eingesetzt wird, benennen wir Anbieter, Zweck, Region, Speicherdauer und Übermittlungsgrundlage in diesen Hinweisen und – bei Auftragsverarbeitung – in der Unterauftragnehmerliste.
9. Bestellung, Zahlung und Rechnung
Soweit kostenpflichtige Bestellungen angeboten werden, verarbeiten wir Produkt-, Preis-, Steuer- und Vertragssnapshot, Rechnungsadresse, gegebenenfalls USt-IdNr. sowie Zahlungs-, Erstattungs- und Rechnungsstatus. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
Bei einer von Ihnen gewählten PayPal-Zahlung erhält PayPal die für die Zahlung erforderlichen Bestell- und Zahlungsdaten. Für Rechnung und Buchhaltung kann Lexware Office die hierfür erforderlichen Kunden-, Bestell- und Belegdaten erhalten. Die jeweiligen Dienste werden erst beim angebotenen und von Ihnen ausgelösten Vorgang eingebunden; ergänzende Empfänger- und Übermittlungsinformationen werden bei Aktivierung bereitgestellt.
10. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Innerhalb von PLUGO erhalten nur Personen Zugriff, die ihn für Betrieb, Support, Sicherheit, Abrechnung oder Vertragsabwicklung benötigen. Externe Empfänger erhalten Daten nur, wenn dies für eine angeforderte Funktion, zur Vertragserfüllung, aufgrund einer gesetzlichen Pflicht oder zur Rechtsverfolgung erforderlich ist.
Zu den eingesetzten Kategorien gehören Hosting und Rechenzentrum, technische Auslieferung, Datenbank, Datensicherung sowie – nur bei Nutzung der jeweiligen Funktion – Identitäts-, E-Mail-, Zahlungs-, Buchhaltungs- oder KI-Dienste. Geschäftskunden erhalten die für ihre Auftragsverarbeitung maßgebliche Unterauftragnehmerliste als Vertragsbestandteil.
11. Übermittlungen außerhalb des EWR
Der Primärbetrieb der Website und Anwendung erfolgt in Deutschland. Falls ein zusätzlich genutzter Anbieter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet oder von dort darauf zugreift, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien und erforderlicher Zusatzmaßnahmen.
12. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck, die Vertragsdurchführung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.
- Konto- und Vertragsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertrags und anschließende gesetzliche Nachweis- und Verjährungsfristen gespeichert.
- Rechnungen und Buchungsbelege werden nach den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt.
- Protokolle und Nachweispakete werden nach der vereinbarten Aufbewahrung oder dokumentierten Weisung des verantwortlichen Geschäftskunden gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Gründe entgegenstehen.
- Zeitlich begrenzte Einladungs-, Download- und Sitzungszugänge verlieren nach Ablauf oder Widerruf ihre Berechtigung.
- Lokale Offline-Daten verbleiben im jeweiligen Browserprofil, bis sie dort gelöscht werden; Einzelheiten stehen im Abschnitt „Endgeräte, Cookies und Offline-Komfort“.
13. Bereitstellung und geschützte Zustellung
Finalisierte Dokumente werden nicht standardmäßig als ungeschützter E-Mail-Anhang versendet. Soweit die Zustellfunktion angeboten wird, erhalten Empfänger einen zeitlich begrenzten, protokollbezogenen Zugang. Ein verschlüsseltes PDF darf nur mit getrennt übermitteltem Passwort bereitgestellt werden. Zugriff und Zustellung werden im erforderlichen Umfang protokolliert.
14. Pflichtangaben
Als Pflichtfelder gekennzeichnete Angaben sind für Konto, Vertrag, Rechnung oder die angeforderte Protokollerstellung erforderlich. Ohne sie kann die jeweilige Leistung nicht oder nicht vollständig erbracht werden. Video, Audio, Werbung und nicht erforderliche Freitexte bleiben optional.
15. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO statt.
16. Ihre Rechte
Sie haben im gesetzlichen Rahmen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.
Bei Protokolldaten eines Geschäftskunden richten Sie Ihre Anfrage möglichst an die im Protokoll oder in der Einladung genannte verantwortliche Organisation. Wir unterstützen den Kunden bei der Bearbeitung nach Art. 28 DSGVO.
17. Widerspruch
Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Einer Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
19. Sicherheit
Wir setzen risikoorientierte technische und organisatorische Maßnahmen ein. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollen- und protokollbezogene Zugriffskontrollen, begrenzte Sitzungen und Anmeldeversuche, Integritätsprüfungen, Datensicherung sowie Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse.
20. Änderungen dieser Hinweise
Wir passen diese Hinweise an, wenn sich Zwecke, Funktionen, Empfänger oder Rechtsgrundlagen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.
Stand: 10. August 2026